Moda w biznesie

Obieg dokumentów w firmie i jego charakterystyka

Faktury należą do elementów nieodłącznie wiążących się z działaniem firmy. W zasadzie nie można zwizualizować sobie firmy bez właściwych dokumentów. Choć obecnie dokumenty w postaci papierowej powoli zastępowane są przez dokumenty elektroniczne, cały czas jeszcze zdecydowaną większość stanowią faktury papierowe.

faktury papierowe

Autor: The Peoples Prodigy: BOYCOTT ‚The Weight of Blood’
Źródło: http://www.flickr.com
Każda firma, niezależnie od wielkości, stanowi swoisty obszar obiegu rozmaitych faktur. Zależnie od wielkości i struktury przedsiębiorstwa dokumenty te mogą być dostarczane pomiędzy biurkami w jednym pomieszczeniu, pomiędzy pokojami w budynku przedsiębiorstwa, jak również na dużo większe odległości, nierzadko także za granicę. Generalnie obieg dokumentów w przedsiębiorstwie jest niezwykle istotnym aspektem dla jej prawidłowego funkcjonowania. W przypadku, gdy obieg ten ma jakieś gorsze punkty, całe działanie firmy przebiega mniej sprawnie.

Różne rodzaje faktur i dokumentów

Dokument w firmie ma do przebycia różnorodną drogę zależnie od swojego typu. Przede wszystkim niektóre z dokumentów wędrują poza przedsiębiorstwo, bowiem na przykład są przesyłane do podwykonawców. Do takich akt zaliczają się na przykład rozmaite umowy, które po podpisaniu są odsyłane. Niekiedy tego rodzaju umowy dostarczane są już przez Internet. Niektóre z faktur wytwarzanych w przedsiębiorstwach przesyłane są także za pomocą faksu. Tego rodzaju metoda jest już jednak z wolna wypierana przez sposoby przesyłania opierające się na wykorzystaniu komputerów i sieci WWW.

Faktura

Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com
Schematy obiegu dokumentów i odpowiednie systemy

Obieg dokumentów w firmie bywa przedstawiany za pomocą ogólnego schematu, gdzie przedstawia się miejsca, przez jakie określony dokument przechodzi oraz punkty przeznaczenia. Jedną z części tego typu schematu bywa skanowanie faktur – odbywające się w którymś miejscu całego obiegu. Dla usprawnienia całego obiegu wykorzystywane są specjalne systemy, określane jako systemy kancelaryjne. Dzięki nim w przedsiębiorstwach zwraca się więcej uwagi na poziom rozsyłanych faktur, ale także na tempo ich dostarczania. Istnieje kilka rodzajów takich systemów, a typy te preferowane są zależnie od typu działalności firmy.